Ingenieur- und Architekturbüros: Herausforderungen durch Projektlaufzeiten und Bürokratie

Eine umfassende Erhebung unter knapp 4.900 deutschen Ingenieur- und Architekturbüros für das Jahr 2025 offenbart bedeutende Herausforderungen, die den Arbeitsalltag prägen und die wirtschaftliche Situation beeinflussen. Die Untersuchung, initiiert von führenden Berufsverbänden wie der Bundesingenieurkammer und der Bundesarchitektenkammer, beleuchtet zentrale Problemfelder wie die signifikante Verlängerung von Projektlaufzeiten, den hohen administrativen Aufwand und die volatile Auftragslage. Diese Faktoren stellen die Büros vor wachsende Schwierigkeiten hinsichtlich ihrer Planungs- und Kalkulationssicherheit und fordern Anpassungen in der Geschäftsstrategie.

Ein gravierender Befund der Studie ist die kontinuierliche Zunahme der Projektlaufzeiten über das letzte Jahrzehnt. Über 60 Prozent der befragten Büros berichteten von einer Ausdehnung der Projekte in allen Leistungsphasen, während lediglich 8 Prozent eine Verkürzung feststellen konnten. Besonders betroffen sind die Phasen 6 bis 8, was auf komplexe Planungs- und Vergabeprozesse hindeutet. Diese Entwicklung hat direkte Auswirkungen auf die finanzielle Planbarkeit und den Ressourceneinsatz der Unternehmen. Die längeren Zeitspannen zwischen Projektbeginn und -abschluss binden Kapital und Personal über längere Zeiträume, was die Flexibilität der Büros einschränkt und das wirtschaftliche Risiko erhöht.

Darüber hinaus zeigt die Analyse eine bemerkenswerte Differenzierung in der Arbeitszeitgestaltung. Durchschnittlich wenden Projektmitarbeitende etwa 73 Prozent ihrer Zeit für direkte Projektarbeit auf. Architekturbüros erreichen hier mit 79 Prozent einen höheren Anteil als Ingenieurbüros mit 70 Prozent. Dies bedeutet, dass etwa ein Viertel der Arbeitszeit für nicht-projektbezogene Aufgaben wie Verwaltung und bürokratische Erfordernisse aufgewendet wird. Dieser hohe Verwaltungsaufwand reduziert die Effizienz und Produktivität und bindet wertvolle Ressourcen, die ansonsten für die Kernaufgaben der Büros zur Verfügung stünden. Die Bürokratie erweist sich somit als ein wesentlicher Zeitfresser und Kostenfaktor.

Die Abrechnung der Leistungen erfolgt mehrheitlich nach der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI), wobei durchschnittlich 51 Prozent der Gesamtleistungen nach dieser Regelung abgerechnet werden. Architekturbüros nutzen die HOAI mit 59 Prozent häufiger als Ingenieurbüros, die nur 45 Prozent ihrer Leistungen darüber abrechnen. Außerhalb der HOAI dominieren Stundenhonorare (40 Prozent) und Fixhonorare (33 Prozent). Auffällig ist, dass größere Büros tendenziell stärker nach HOAI abrechnen, während kleinere Büros häufiger Stundenhonorare vereinbaren. Dies deutet auf eine zunehmende Formalisierung von Vertrags- und Honorarstrukturen mit wachsender Unternehmensgröße hin.

Die wirtschaftliche Lage bleibt für die Branche angespannt. Die Umfrageergebnisse bestätigen frühere Berichte über eine zunehmend unsichere Auftragslage. Im zweiten Halbjahr 2025 verzeichneten 37 Prozent der Ingenieurbüros Auftragsrückgänge, während 30 Prozent Zuwächse meldeten. Obwohl der durchschnittliche Auftragsbestand mit 11,3 Monaten leicht über dem Vorjahreswert lag, erwarteten 26 Prozent der Ingenieurbüros für 2026 einen weiteren Rückgang. Regulatorische Anforderungen, gestörte Projektabläufe und der allgemeine wirtschaftliche Abschwung wurden als Haupthindernisse genannt, die die Branche vor große Herausforderungen stellen.

Die Ergebnisse der umfangreichen Mitgliederbefragung verdeutlichen, dass Ingenieur- und Architekturbüros in Deutschland mit einer komplexen Gemengelage aus verlängerten Projektzyklen, hohem administrativen Aufwand und einer nach wie vor unsicheren Auftragslage konfrontiert sind. Diese Faktoren beeinträchtigen die betriebliche Effizienz und die wirtschaftliche Stabilität erheblich. Die Notwendigkeit, Prozesse zu optimieren, bürokratische Hürden abzubauen und die Kalkulationssicherheit zu verbessern, steht im Vordergrund, um die Zukunftsfähigkeit der Branche zu sichern und ihre Innovationskraft zu erhalten.